Therapilot pour les psychopraticiens

Psychopraticien : le quart d'heure entre deux séances n'est pas fait pour rattraper vos notes

Vous dictez à voix haute ce qui s'est joué, vous relisez à l'écran, vous validez : le compte-rendu est daté dans le bon dossier avant que le suivant sonne. Le reste (le rappel de la veille, le suivi des notes d'honoraires que la mutuelle réclame, l'exercice à faire d'ici mardi) tient au même endroit, pour 9 euros par mois.

Essayer gratuitement Voir l'application Sans carte bancaire · 5 clients pendant 2 mois

Ce que personne ne voit de votre métier

Pendant la séance, vous n'êtes que là : ce qui est dit, ce qui ne l'est pas, ce qui vous traverse au passage et que vous garderez pour jeudi en supervision. Autour, il y a le carnet à remplir, le créneau à décaler, la note d'honoraires qu'une mutuelle réclame, le message de quelqu'un qui cherche une place et à qui vous n'avez toujours pas rappelé. Personne ne vous paie pour ces heures-là, et ce sont elles qui grignotent vos soirées.

Le carnet qu'on remplit le soir, quand cinq séances se sont superposées

Vous notez peu pendant, ou rien du tout : votre regard et votre attention appartiennent à la personne assise en face, ou à la petite fenêtre de visio. À 21 h, la séance de 9 h a pris la couleur de celle de 17 h, et la phrase exacte que vous vouliez garder a fondu. Avec Therapilot, vous dictez dans le quart d'heure qui suit, au cabinet ou juste après avoir raccroché : le texte s'organise, vous relisez, vous coupez ce qui ne vous convient pas, vous validez, et c'est daté dans le dossier de la bonne personne.

Reprendre un fil après trois semaines, après l'été, après deux ans

Certains suivis sont hebdomadaires, d'autres tous les quinze jours, d'autres s'arrêtent sans un mot et reviennent sonner deux ans plus tard. Avant d'ouvrir la porte, vous voulez savoir où vous en étiez : la demande du premier entretien, ce qui avait été apporté la dernière fois, la proposition que vous aviez faite, la raison pour laquelle vous aviez mis ce suivi en pause. Le dossier garde tout, séance après séance, y compris les suivis interrompus, et il se rouvre en deux minutes avant que la personne s'assoie.

Ce que vous proposez entre deux séances et qui ne revient jamais

Un exercice de respiration, un journal des colères, une observation à faire dans la semaine, une lettre qu'on écrit sans l'envoyer. À la séance suivante : « je n'ai pas eu le temps », et vous n'avez rien d'autre à quoi vous raccrocher. L'espace client donne à la personne un lien personnel où elle retrouve ce que vous lui avez proposé et le coche au fil des jours. Vous voyez la semaine écoulée dans un calendrier : trois jours cochés puis plus rien à partir de jeudi, c'est déjà de quoi ouvrir la séance.

L'argent : le chèque jamais encaissé, la place laissée vide, la 2035 qui approche

Vous n'êtes ni conventionné ni remboursé : chaque séance se règle en direct, par virement, chèque ou espèces, avec un premier entretien plus long et plus cher, un tarif abaissé pour l'étudiante du jeudi, un forfait de cinq séances payé d'avance, et cette personne qui a décommandé la veille au soir sans jamais reparler du créneau. Therapilot garde le montant réellement réglé séance par séance, laisse en attente ce qui n'a pas été encaissé, vous rappelle les notes d'honoraires demandées et pas encore envoyées, et vous montre le mois : chiffre d'affaires, nombre de séances, panier moyen. Ce n'est pas votre comptabilité, c'est ce qu'il faut pour la tenir sans chercher dans vos poches.

Ce que Therapilot change dans votre semaine

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Vous dictez avant que le suivant sonne, et le texte reste le vôtre

La personne repart, vous vous rasseyez et vous parlez deux ou trois minutes : la demande du jour, ce qui a bougé, votre hypothèse, la phrase que vous voulez ramener en supervision. Ce qui revient à l'écran est déjà organisé (ce qui a été apporté, ce qui s'est passé, ce que vous en pensez, ce qui est proposé pour la suite), avec vos mots et vos repères. Vous relisez, vous supprimez la formulation qui vous gêne, vous ajoutez la nuance qui manque, vous validez. Tant que vous n'avez pas validé, rien ne se dépose dans le dossier, et ce qui s'y dépose est du texte relu, pas votre voix.

Rien n'entre dans un dossier tant que vous ne l'avez pas relu et validé.

2

Le dossier rouvert pendant qu'on monte l'escalier

Une fiche par personne : la demande initiale et l'anamnèse du premier entretien, toutes les séances datées, vos observations, les documents et images que vous ajoutez (un génogramme photographié, une ligne de vie, le courrier d'un médecin). Vos tags sont les vôtres : approche de travail, fréquence, thème, suivi en pause, personne adressée par un confrère, accompagnement de couple. Pour un couple ou une fratrie, vous tenez le suivi commun dans une seule fiche ; pour un mineur, vous notez au même endroit l'accord des deux parents et ce qui a été convenu de leur dire.

L'anamnèse du premier entretien et la séance d'hier se lisent sans changer d'écran.

3

Un agenda qui tient votre cadre, vos lieux et vos visios

Vue jour, semaine ou mois, avec les séances posées à l'avance sur plusieurs semaines pour que le cadre tienne : même jour, même heure, même durée. Le mardi au cabinet partagé, le jeudi chez vous, la visio du vendredi matin avec quelqu'un qui a déménagé : c'est un seul agenda, vous voyez la journée d'un bloc et vous savez où vous devez être et par quel moyen. Si votre agenda personnel est dans Google Agenda, Outlook ou iCloud, vous le reliez dans les deux sens : vos contraintes privées rendent les créneaux concernés indisponibles, sans que Therapilot en garde les titres, les participants ni les lieux, et vos séances s'y inscrivent dans un agenda « Therapilot » à part, que vous pouvez masquer. La veille, un rappel part automatiquement par email à la personne concernée, sans que vous ayez à écrire quoi que ce soit le dimanche soir. Quand une séance est décommandée trop tard, vous la laissez marquée comme non réglée plutôt que de la reprendre de mémoire en fin de mois.

Le rappel de la veille part tout seul, y compris pour vos séances en visio.

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Vos plages, un lien, et le téléphone qui arrête de sonner pendant les séances

Vous décidez de ce que vous ouvrez : le mardi en soirée, le mercredi en journée, jamais le vendredi, et rien avant trois semaines si vous êtes plein. Therapilot vous donne un lien public à mettre dans votre signature ou sur votre fiche d'annuaire, à envoyer directement au confrère qui vous adresse quelqu'un, ou à intégrer à votre site grâce à un code qui y affiche vos créneaux. La personne choisit un créneau libre, la demande vous arrive, et vous décidez : vous confirmez, vous l'appelez d'abord pour entendre sa demande, vous proposez un autre horaire, ou vous n'y donnez pas suite parce que ce n'est pas pour vous et que vous préférez l'orienter ailleurs. À la confirmation, la séance et la fiche existent déjà. Si vous êtes complet, la liste d'attente permet à la personne de laisser ses coordonnées : elle est prévenue par email au premier désistement, et sa nouvelle demande passe, elle aussi, par votre confirmation.

Aucune demande n'entre dans votre agenda sans votre confirmation.

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La semaine entre deux séances, et ce que vous acceptez de transmettre

Chaque personne accompagnée a un lien personnel sécurisé, avec un code d'accès si vous le souhaitez. Elle y retrouve ce que vous avez proposé pour la semaine et le coche au fil des jours ; de votre côté, un calendrier hebdomadaire vous montre ce qui a été fait et ce qui a été laissé. Vous pouvez rendre visible tel compte-rendu précis, au cas par cas, quand cela sert le travail, jamais par défaut. Et quand il faut écrire à un médecin, à un confrère qui reprend le suivi ou à la famille d'un mineur, vous générez un résumé partageable, protégé par un mot de passe si nécessaire, où ne figure que ce que vous avez décidé d'y mettre.

Aucun compte-rendu n'est visible par la personne accompagnée tant que vous ne l'avez pas décidé.

Une journée avec Therapilot

Mardi, 8 h 45, dans le bus : vous ouvrez la semaine sur votre téléphone. Cinq séances aujourd'hui au cabinet partagé, dont un couple à 11 h et un premier entretien à 14 h. 8 h 55, vous relisez le dossier de votre première séance en trente secondes : le thème de la dernière fois, la tâche proposée, deux mots qu'elle avait répétés. 9 h 50, elle repart ; vous vous rasseyez et vous dictez trois minutes, ce qu'elle a apporté, ce qui a bougé, votre hypothèse, la question à ramener jeudi en supervision. Vous relisez, vous reformulez une phrase, vous validez, et le suivant sonne à 10 h. 11 h, le couple : un seul dossier, un seul compte-rendu, avec ce que chacun a posé sur la table. 12 h 30, vous pointez les règlements du matin, vous laissez en attente le chèque de la semaine dernière que vous n'avez toujours pas déposé, vous envoyez deux notes d'honoraires à des personnes dont la mutuelle prend quelques séances en charge, et vous les cochez comme envoyées. 14 h, le premier entretien : la personne avait réservé son créneau depuis votre lien, vous l'aviez appelée avant de confirmer, la fiche existe déjà et vous n'avez qu'à y déposer l'anamnèse. 16 h, la séance de 16 h ne viendra pas, décommandée par message une heure avant : vous la marquez, elle ne disparaîtra pas de vos comptes. 17 h, en visio, avec quelqu'un parti vivre à trois cents kilomètres. 18 h 30, dernière séance ; vous déposez dans son espace l'observation à faire d'ici mardi prochain. 19 h 10, vous éteignez la lampe : les six comptes-rendus du jour sont écrits, relus et rangés.

Ce que vous vous demandez sûrement

Ce que j'écris après une séance est beaucoup trop intime pour être mis dans un logiciel.

C'est vrai, et c'est bien pour cela que le cadre technique compte : vos dossiers sont hébergés dans l'Union européenne, chiffrés en transit et au repos, conformes au RGPD, jamais revendus, et vous pouvez tout exporter ou tout supprimer quand vous le décidez, sans avoir à le demander. Rien de ce que vous écrivez n'est visible par la personne accompagnée, sauf si vous ouvrez vous-même un compte-rendu précis. Reste ce que le logiciel ne décidera jamais à votre place : une personne peut demander l'accès à son dossier, et c'est à vous de savoir, en écrivant, ce que vous accepteriez qu'elle lise. Therapilot ne trie pas pour vous ce qui est communicable et ce qui ne l'est pas.

Je ne suis ni psychologue ni médecin, et les outils pensés pour la santé ne sont pas faits pour moi.

Therapilot ne réclame aucun titre, aucun numéro d'inscription, aucune spécialité à choisir dans une liste fermée. Vous y parlez de clients, de séances et de suivis, pas de motifs de consultation à cocher ni d'ordonnances à saisir. Il ne propose aucune interprétation, ne suggère aucune conduite à tenir et ne vous entraînera pas hors de votre champ : quand une situation appelle un médecin ou un psychiatre, c'est vous qui le voyez et vous qui orientez, l'outil se contente de garder la trace de ce que vous avez fait. Que vous travailliez en gestalt, en analyse transactionnelle, en approche centrée sur la personne, en hypnose ou en thérapie brève, aucune grille ne vous est imposée.

Je n'ai ni le temps ni l'envie de ressaisir dix ans de dossiers papier.

Ne ressaisissez rien. Vous commencez par les suivis en cours : la fiche naît au moment où vous posez la prochaine séance dans l'agenda, et le dossier se remplit ensuite tout seul, un compte-rendu à la fois. Vos anciens carnets restent où ils sont, et si un dossier ancien vous manque un jour, vous photographiez les deux pages utiles et vous les déposez dans la fiche. La découverte est gratuite pendant deux mois, jusqu'à cinq clients, sans carte bancaire, avec les vraies fonctionnalités.

Un tarif pensé pour un cabinet, pas pour une clinique

0 € / Découverte

Jusqu'à 5 clients pendant 2 mois, sans carte bancaire, avec les fonctionnalités réelles du produit.

9 € / mois

Clients illimités, tout inclus, sans engagement, résiliable en un clic. Le marché comparable se situe entre 30 et 50 euros par mois.

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Questions fréquentes

Therapilot convient-il à mon approche ?

Oui, parce qu'il ne vous en impose aucune. Vous dictez avec vos repères, qu'il s'agisse du cycle du contact, des états du moi, d'une tâche de thérapie brève ou de ce que vous appelez simplement le fil du travail. Vos tags sont personnalisables et vos comptes-rendus gardent la forme que vous leur donnez en relisant. L'outil s'occupe de la trace écrite et du cabinet, jamais de ce qui se passe pendant les cinquante minutes.

Concrètement, comment se passe un compte-rendu dicté, et que devient ma voix ?

Vous ouvrez la séance dans le dossier, vous appuyez, et vous parlez comme vous le raconteriez à votre superviseur. Le texte revient organisé, vous corrigez ce que vous voulez, vous validez, et c'est cette version relue par vous qui se range dans le dossier. Ce qui est conservé, c'est le texte, pas l'enregistrement de votre voix. Comptez deux à trois minutes après la séance plutôt qu'une heure le soir, et vous pouvez aussi écrire au clavier si vous préférez, ou n'écrire que trois lignes certains jours.

Est-ce que cela remplace mon comptable et ma déclaration ?

Non, et il vaut mieux le dire tout de suite. Therapilot n'établit pas votre déclaration, ne calcule pas vos cotisations et ne dialogue avec aucune administration. Il tient ce qui vous manque au quotidien : le règlement de chaque séance avec le montant réellement encaissé et le moyen de paiement, ce qui reste en attente, les factures et notes d'honoraires qu'on vous a demandées et celles qui restent à envoyer, et le total du mois. La facture ou la note d'honoraires elle-même, c'est vous qui l'écrivez : Therapilot n'en produit aucune. Vous exportez vos données quand votre comptable les demande ou quand vous tenez votre recettes-dépenses, sans avoir à reconstituer l'année de mémoire.

Je tiens à choisir qui j'accompagne. La prise de rendez-vous en ligne ne va-t-elle pas m'imposer n'importe qui ?

Vous n'ouvrez que les plages que vous voulez ouvrir, et chaque demande vous arrive pour confirmation. Rien ne s'inscrit dans votre agenda sans votre accord : vous pouvez appeler la personne avant de confirmer pour entendre sa demande, proposer un autre créneau, ou ne pas donner suite parce que ce n'est pas votre champ. Vous pouvez aussi ne rien afficher publiquement et réserver le lien aux personnes qui vous sont adressées.

Combien cela coûte, et que deviennent mes dossiers si j'arrête ?

La découverte est gratuite : deux mois, jusqu'à cinq clients, sans carte bancaire. Ensuite c'est 9 euros par mois, sans engagement, résiliable en un clic. Vos dossiers restent les vôtres : vous décidez de la durée pendant laquelle vous les gardez, vous supprimez ceux dont vous n'avez plus besoin, et vous exportez l'ensemble à tout moment, que ce soit pour changer d'outil ou parce que vous cessez votre activité.

Pour aller plus loin : notre guide Bien choisir son logiciel de gestion de cabinet, sans argument commercial, pour comparer les outils du marché point par point.

Essayez sur vos trois prochaines séances

Créez votre compte, posez les séances de la semaine dans l'agenda, et dictez votre premier compte-rendu juste après le départ de la personne. Faites-le trois fois, puis regardez ce qu'il vous reste à écrire mardi soir. Deux mois gratuits jusqu'à cinq clients, sans carte bancaire, puis 9 euros par mois sans engagement.

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