Therapilot pour les coachs

Un accompagnement, ce n'est pas dix rendez-vous. C'est dix séances qui doivent tenir ensemble.

Therapilot tient le fil de chaque cycle : la proposition signée, l'objectif posé au départ, les séances déjà consommées, le plan d'action de la semaine. Vos comptes rendus sont écrits avant votre prochain client, et vous savez où en est chaque accompagnement sans rouvrir six fichiers.

Essayer gratuitement Voir l'application Sans carte bancaire · 5 clients pendant 2 mois

Ce qui vous mange du temps entre deux séances

Vous exercez seul, vous vendez des cycles et pas des rendez-vous isolés, et vous êtes à la fois le coach, le commercial, l'assistante et le service administratif. Voici quatre moments précis d'une semaine de coach où ça coince, et ce que Therapilot y change.

Vous ne savez plus si c'est la séance 4 ou la séance 6 sur les dix vendues

Un forfait de dix séances étalé sur sept mois, deux reports pour cause de déplacement du client, une séance annulée la veille : au bout d'un moment, seul le client se souvient (mal) du décompte, et vous n'osez plus poser la question. Dans Therapilot, la fiche affiche toutes les séances tenues avec leur date, et vos tags disent le reste : cycle de dix, séance 6, clôture prévue en juin, annulation du 12 mars décomptée ou pas. Vous savez quand relancer pour la suite avant que le cycle s'éteigne tout seul.

La proposition, la convention et le contrat signé dorment dans trois endroits différents

Rien ne démarre sans un écrit : la proposition d'accompagnement avec objectifs, nombre de séances et tarif, la lettre de mission signée par la personne accompagnée, et pour le financé, la convention de formation, le devis validé par le service RH, votre numéro de déclaration d'activité réclamé par l'OPCO. Aujourd'hui c'est un PDF dans les mails envoyés, un scan sur le bureau, une signature électronique dans un autre outil. Vous déposez ces documents dans la fiche de la personne, et le jour où l'OPCO redemande la convention huit mois plus tard, vous la retrouvez en trente secondes.

L'appel découverte qui coûte trois allers-retours de mails

Quelqu'un vous écrit après un atelier, une recommandation ou un annuaire de fédération, vous proposez trois créneaux, la réponse arrive quatre jours plus tard et les créneaux ont sauté. Vous partagez un lien public avec vos plages de disponibilité, la personne choisit ce qui lui va, vous confirmez. La séance et la fiche sont créées, et vous pouvez déjà taguer le dossier « découverte non facturée » pour qu'il ne pollue pas votre chiffre d'affaires.

Le particulier qui paie en trois fois, l'entreprise qui règle quand sa compta veut bien

Un cycle réglé en trois versements, une facture partie chez un client entreprise il y a six semaines, un reste à charge après prise en charge partielle : au bout de deux mois vous ne savez plus qui a soldé quoi, et vous ne savez pas non plus où vous en êtes du seuil de franchise en base. Vos encaissements, vos factures d'entreprise et vos notes d'honoraires aux particuliers tiennent au même endroit, avec le chiffre d'affaires du mois, les séances réalisées et le panier moyen. En septembre et en janvier, quand tout redémarre en même temps, vous voyez la vague arriver.

Ce que Therapilot change dans votre semaine

1

Le compte rendu de séance dicté avant de reprendre la route

Vous sortez de séance et vous avez encore en tête la phrase exacte que votre client a lâchée à la vingtième minute, celle qui dit tout de sa relation à son N+1. Vous dictez à voix haute : l'objectif de séance, ce qui a bougé, la résistance apparue sur le sujet de la délégation, l'engagement pris pour la semaine, et ce que vous voulez retravailler à la séance suivante. Le texte se met en forme, vous relisez, vous gardez tel quel le mot que le client a employé, vous validez. Le compte rendu se range dans son dossier, et votre dimanche soir n'y passe pas.

Vous notez au passage ce que vous ne remonterez jamais au commanditaire : ça reste dans votre dossier, pas dans le point d'étape.

2

Tout le cycle dans une seule fiche, documents contractuels compris

La fiche rassemble les séances tenues, les comptes rendus, vos observations et vos documents : la proposition d'accompagnement signée, la lettre de mission, la convention de formation, la roue de la vie remplie au premier rendez-vous, la restitution de profil, les retours collectés auprès du manager pour un 360. Vos tags sont les vôtres : entreprise qui finance, cycle de dix, phase (cadrage, milieu de parcours, clôture), visio ou présentiel, dossier à relancer. Avant votre supervision, vous retrouvez le cas précis en quelques secondes, avec le cadre posé au départ sous les yeux.

Le jour où un ancien client revient après huit mois, vous rouvrez son cycle précédent avant même de le rappeler.

3

Le plan d'action ne repart plus seulement dans la tête du client

Vous fermez la séance sur un engagement formulé par le client lui-même, et quinze jours plus tard la vie a repris le dessus : vous ouvrez la séance suivante sur du rattrapage. Chaque client reçoit un lien personnel et sécurisé, avec un code d'accès si vous le souhaitez, où il retrouve ce que vous avez posé ensemble (tenir son journal de décisions trois fois cette semaine, demander un feedback à son associé, remplir le questionnaire avant la restitution) et coche au fil des jours. Un calendrier hebdomadaire vous montre l'assiduité réelle avant d'entrer en séance.

Vous voyez qu'il a coché lundi et mardi puis plus rien : c'est déjà une matière de séance, pas un reproche.

4

Votre lien de rendez-vous, à mettre là où on vous trouve

Vos clients arrivent par une recommandation, un profil sur les réseaux, un annuaire de fédération, une conférence animée le mois dernier. Vous définissez vos plages hebdomadaires (mardi 9h à 13h, jeudi en soirée pour les cadres qui ne peuvent pas en journée, jamais le mercredi), vous obtenez un lien public à coller dans votre signature et votre bio. Le visiteur choisit un créneau pour son appel découverte, vous confirmez, la séance et la fiche sont créées. La veille, un rappel automatique part par email : c'est autant de séances qui ne sautent pas le matin même, et de salle louée à l'heure qui ne se paie pas pour rien.

Vous confirmez toujours : le dirigeant qui pose un créneau à 8h le lundi ne bloque rien tant que vous n'avez pas dit oui.

5

Ce que vous avez encaissé, ce qu'il reste à facturer

Un appel découverte offert, une séance à l'unité payée le jour même, un cycle de dix échelonné en trois versements, une facture d'entreprise partie il y a six semaines : sans endroit unique, vous découvrez les trous au moment de la déclaration. Therapilot suit les encaissements, les factures et les notes d'honoraires, et affiche le chiffre d'affaires du mois, les séances réalisées et le panier moyen. Vous voyez le creux de juillet, l'embouteillage de la rentrée, et vous savez enfin ce que vaut un cycle complet financé par une entreprise face à des séances isolées payées par des particuliers.

Utile quand votre chiffre d'affaires cumulé se rapproche du seuil de franchise en base et qu'il faut décider avant, pas après.

Une journée avec Therapilot

8h40, café, vous ouvrez l'agenda du jour sur votre téléphone : deux séances en présentiel dans la salle que vous louez à l'heure, une visio, et un appel découverte qui s'est calé tout seul par votre lien pendant la nuit. 9h, avant que votre premier client arrive, vous relisez en trente secondes le compte rendu de la séance 5 et l'engagement qu'il avait pris ; il a coché deux actions sur trois dans son espace, la troisième fera une très bonne ouverture. 10h05, la séance est finie, vous dictez vos notes debout près de la fenêtre pendant que c'est chaud, vous ajustez une formulation, vous validez : c'est rangé dans son dossier, séance 6 sur 10, clôture toujours calée en juin. 11h, accompagnement financé par une entreprise : vous déposez dans la fiche la convention signée renvoyée par le service formation, puis vous préparez le résumé du point d'étape de la semaine prochaine, qui parle d'avancement, d'assiduité et de cadre, jamais du contenu des séances. 13h, l'appel découverte : vous écoutez la demande, vous vérifiez qu'elle relève bien du coaching et pas d'un accompagnement thérapeutique, vous annoncez un cycle de dix séances et vous notez ce qu'il faudra écrire dans la proposition ; la fiche existe déjà, taguée découverte non facturée. 15h, deux visios d'affilée, et entre les deux vous posez le plan d'action de la semaine dans l'espace de la cliente. 17h30, une annulation pour demain : vous la notez dans le dossier et vous décidez, forfait en main, si elle se décompte ou se reporte. 18h30, vous fermez l'ordinateur : les comptes rendus sont écrits, les rappels de demain partiront sans vous, le virement reçu ce matin est pointé, et trois dossiers tagués « à relancer » attendent votre créneau du vendredi. Vous rentrez sans dossier sous le bras.

Ce que vous vous demandez sûrement

Je travaille surtout en visio, je n'ai pas de cabinet à gérer.

Tant mieux, ce n'est pas un outil de salle d'attente. Ce que Therapilot tient pour vous, c'est le fil du cycle : l'objectif de cadrage, la proposition signée, les séances consommées sur celles vendues, l'engagement de la semaine, ce qui reste à facturer. Vous ouvrez la fiche sur votre ordinateur avant la visio de 15h, vous dictez le compte rendu depuis votre téléphone dans le train qui vous ramène d'une intervention en entreprise, et vous retrouvez la même chose des deux côtés, en synchro immédiate.

Mes notes sont sensibles, encore plus quand un employeur finance l'accompagnement.

C'est le cœur de votre déontologie et ça reste votre décision, jamais un réglage par défaut. Ni le coaché ni le commanditaire n'accèdent à votre dossier : vous choisissez, au cas par cas, de rendre visible un compte rendu précis, et le résumé destiné au point d'étape ne contient que ce que vous y mettez, protégé par un mot de passe si vous le souhaitez. Sur le plan technique, l'hébergement est dans l'Union européenne, les données sont chiffrées, conformes au RGPD, exportables et supprimables quand vous le décidez, jamais revendues, et elles ne servent à entraîner aucun modèle : ce que le DRH n'a pas à savoir ne sortira d'aucun côté.

J'ai huit accompagnements en cours, mon carnet et mon tableur suffisent.

Ils suffisent, jusqu'au jour où une entreprise vous redemande la convention d'un cycle terminé l'an dernier, ou où un client jure qu'il lui reste quatre séances alors que vous en comptez deux. Un carnet n'envoie pas les rappels de la veille, ne montre pas ce qui a été fait entre deux séances et ne vous dit pas quelle facture d'entreprise dort depuis six semaines. Prenez la formule Découverte et faites-y passer vos deux cycles les plus lourds, ceux qui sont financés : en deux mois, vous saurez si ça vous enlève une charge ou pas.

Un tarif pensé pour un cabinet, pas pour une clinique

0 € / Découverte

Jusqu'à 5 clients pendant 2 mois, sans carte bancaire, avec les fonctionnalités réelles du produit.

9 € / mois

Clients illimités, tout inclus, sans engagement, résiliable en un clic. Le marché comparable se situe entre 30 et 50 euros par mois.

Créer mon compte

Questions fréquentes

Therapilot convient-il au coaching en entreprise, avec un contrat tripartite ?

Oui. La fiche concerne la personne accompagnée, et vous taguez l'entreprise qui finance pour retrouver d'un coup tous les dossiers d'un même commanditaire. Vous y déposez la proposition, le devis validé, la convention de formation et la lettre de mission signée. Pour la réunion tripartite de cadrage, le point d'étape ou la séance de clôture, vous générez un résumé partageable, avec mot de passe si besoin, en choisissant exactement ce qu'il contient. Le commanditaire n'a jamais accès au dossier lui-même.

Puis-je suivre un forfait de dix séances et savoir quand relancer ?

Oui, en le rendant lisible plutôt qu'en le laissant dans votre tête. Les séances tenues apparaissent avec leur date dans la fiche, et vos tags personnalisés portent le reste : cycle de dix, séance en cours, date de clôture prévue, annulation décomptée ou reportée. Vous fixez votre politique d'annulation dans votre proposition, et la fiche garde la trace de ce que vous avez décidé. Un tag « à relancer » suffit ensuite à retrouver, en fin de mois, les cycles arrivés à terme et les personnes rencontrées après un atelier.

Mon client doit-il créer un compte ou installer quelque chose ?

Non. Il reçoit un lien personnel qu'il ouvre dans son navigateur, sur son téléphone comme sur son ordinateur, protégé par un code d'accès si vous préférez. Il y retrouve ce qu'il s'est engagé à faire cette semaine et coche au fur et à mesure, y compris le questionnaire à remplir avant une restitution. Un cadre qui enchaîne les réunions ne créera jamais un compte de plus : c'est justement pour ça que le lien s'ouvre en un geste.

Comment le compte rendu se rédige-t-il exactement ?

Vous dictez à voix haute après la séance, en vrac, comme vous le raconteriez à votre superviseur : la demande du jour, ce qui a bougé, l'engagement pris. Le texte est mis en forme automatiquement en sections lisibles, vous relisez, vous modifiez, vous validez, et rien n'entre dans le dossier sans votre accord. C'est une aide à la rédaction, pas une lecture du client : aucune interprétation, aucun profil, aucune recommandation ne vous est soufflée, et cela ne remplace ni votre écoute, ni votre supervision, ni votre déontologie.

Et si j'anime aussi des ateliers collectifs ou du codéveloppement ?

Therapilot est construit pour l'accompagnement individuel, c'est là qu'il vous fait gagner du temps. Il n'existe pas aujourd'hui de gestion de session de groupe dédiée. Vous bloquez le créneau du codéveloppement dans votre agenda, et vous gardez une fiche par participant pour ceux qui poursuivent ensuite en individuel, ce qui est souvent le cas après un atelier.

Pour aller plus loin : notre guide Bien choisir son logiciel de gestion de cabinet, sans argument commercial, pour comparer les outils du marché point par point.

Essayez-le sur vos deux cycles les plus lourds

Deux mois, jusqu'à cinq clients, sans carte bancaire : de quoi faire tourner un accompagnement financé et un cycle particulier, du premier appel découverte au point d'étape, avec la convention rangée au bon endroit et le plan d'action coché de l'autre côté. Vous verrez surtout ce que ça fait de sortir de séance avec le compte rendu déjà écrit. Ensuite, 9 euros par mois, sans engagement, résiliable en un clic.

Essayer gratuitement

Therapilot pour les autres métiers

Sophrologue Hypnothérapeute Naturopathe Réflexologue Kinésiologue Énergéticien Praticien reiki Art-thérapeute Psychopraticien Praticien en massage Thérapie brève