Therapilot pour les praticiens en massage bien-être

Praticien en massage bien-être : gardez vos mains pour la table

Vos plages de réservation, vos fiches avec les contre-indications déclarées, vos comptes-rendus dictés pendant que la cabine s'aère. À 19 h, le seul truc qui vous reste à faire, c'est de lancer une machine de linge.

Essayer gratuitement Voir l'application Sans carte bancaire · 5 clients pendant 2 mois

Ce qui vous fatigue, ce n'est pas la séance

Une journée à quatre ou cinq séances, vous la tenez : c'est votre métier et vous l'avez choisi. Ce qui use, c'est tout ce qui se glisse autour. Répondre aux messages les mains encore grasses d'huile, remettre les notes à ce soir et ne jamais les écrire, chercher dans le carnet à spirale ce que vous aviez fait à cette cliente en février, et retrouver en décembre le bon cadeau qu'on vient de vous tendre.

Le créneau qui se négocie en douze messages, prestation par prestation

La demande arrive à 22 h par SMS ou par messagerie d'un réseau social, et il faut d'abord savoir de quoi on parle : une réflexologie plantaire de 45 minutes ne se cale pas comme un californien de 90, ni comme deux heures d'amma assis en entreprise. Le temps que vous proposiez deux horaires, la personne répond le lendemain à midi et le créneau est parti. Vous posez vos plages hebdomadaires une bonne fois, vous partagez votre lien, la personne choisit un créneau que vous avez ouvert vous-même, vous confirmez, et la séance comme la fiche client se créent toutes seules.

Le quart d'heure de remise en état qui n'existe sur aucun planning

Entre deux clients il faut changer le drap housse, aérer, ranger les flacons, se laver les mains et souffler deux minutes, et personne ne devrait pouvoir réserver là-dedans. Écrire ce que vous avez senti sous les doigts passe toujours en dernier, et le soir il n'en reste qu'un souvenir flou. Vous n'ouvrez à la réservation que les plages qui vous laissent ce temps-là, et vous l'utilisez pour dicter : le texte se met en forme, vous relisez, vous ajustez le vocabulaire, vous validez, c'est rangé dans le bon dossier.

La cliente qui revient six mois plus tard, et son questionnaire de santé introuvable

Elle vous dit « vous m'aviez fait quelque chose pour la nuque, c'était très bien », et vous cherchez dans un carnet à spirale posé sur l'étagère de la cabine. Entre-temps elle a peut-être commencé un traitement anticoagulant ou subi une intervention, et vous devez le savoir avant de poser les mains. Sa pression, ses zones sensibles, l'huile qu'elle supporte, la photo de son questionnaire rempli et signé, tout l'historique de ses passages : c'est dans sa fiche, relu en trente secondes pendant qu'elle enlève ses chaussures.

Décembre gonflé de bons cadeaux, mars payé d'avance, et vous au milieu

Des espèces, des virements, une carte de cinq séances entamée en janvier, un bon cadeau réglé en décembre pour une séance consommée en mars : à la fin du trimestre, difficile de dire ce que vous avez réellement encaissé, alors que l'URSSAF, elle, attend un chiffre. Vous pointez chaque règlement à sa séance, avec sa date et son moyen de paiement, comme le réclame le livre de recettes. Vous éditez la facture ou la note d'honoraires quand on vous la demande, et vous voyez le chiffre du mois, le nombre de séances et le panier moyen sans ouvrir de tableur.

Ce que Therapilot change dans votre semaine

1

Le compte-rendu dicté pendant que vous pliez le drap, avec vos mots à vous

Vous venez de raccompagner votre cliente, vous vous lavez les mains, la fenêtre est ouverte. Vous parlez à voix haute : trapèzes très pris à droite, modelage allongé sur le dos et les lombaires, effleurages longs en fin de séance, gêne signalée au poignet, à revoir la prochaine fois. Le texte se met en forme, structuré, et vous le relisez avant qu'il existe : si un mot glisse vers le vocabulaire du soin, vous le remplacez par « modelage », « technique de bien-être » ou « détente », et vous validez. Rien ne s'écrit dans votre dos, ce qui compte quand un compte-rendu doit tenir devant un contrôle ou un litige.

Écrit, relu et classé avant l'arrivée du client de 11 h, pas à 22 h dans le canapé.

2

Le questionnaire de santé et tout ce que vous aviez retenu du dernier passage

La fiche rassemble les séances, vos observations, la photo du questionnaire rempli et signé avant la première séance (grossesse, phlébite, traitement anticoagulant, chirurgie récente, prothèse), les documents que vous ajoutez, et des tags que vous créez : « réflexologie plantaire », « pierres chaudes », « femme enceinte », « pression légère », « carte de 5 », « à domicile », « amma assis en entreprise ». Vous ouvrez la fiche, vous parcourez l'historique, vous savez où vous en étiez avant qu'elle s'installe. Vous notez aussi ce qui traîne d'une saison à l'autre : le numéro du bon cadeau offert en décembre, les séances déjà consommées sur la carte de cinq. Plus besoin de retrouver le cahier à spirale resté sur l'étagère de la cabine.

Le cahier de la cabine, mais cherchable, daté et jamais oublié dans le coffre de la voiture.

3

Votre lien de réservation, dans votre bio et au dos de votre carte

Vos clients viennent du bouche-à-oreille, d'un annuaire de praticiens, d'une page sur un réseau social, parfois d'un salon où vous avez fait des séances assises. Vous ouvrez vos plages de la semaine, en gardant le temps de remise en état entre deux passages, et Therapilot vous donne un lien public à partager : le visiteur voit vos créneaux libres, demande, et vous confirmez ou vous refusez. Une fois confirmée, la séance et la fiche client se créent, et un rappel part automatiquement par email la veille, ce qui évite les tables chauffées pour personne. Vous décidez quels créneaux existent, donc personne ne vous colle une réservation à 10 h pile derrière un 90 minutes.

Un lien à tendre en fin de séance plutôt qu'un « envoyez-moi un message, on verra ».

4

Ce que vous lui avez montré en fin de séance ne s'évapore pas à la porte

Vous montrez souvent un ou deux gestes de confort avant qu'elle se rhabille, et ils sont oubliés dès le trottoir. Avec l'espace client, votre cliente reçoit un lien personnel et sécurisé (avec code d'accès si vous le souhaitez) où elle retrouve ce que vous lui avez laissé, le coche au fil de la semaine, et vous voyez l'assiduité dans un calendrier hebdomadaire avant la séance suivante. Vous pouvez aussi lui rendre visible un compte-rendu précis, au cas par cas, jamais par défaut. Et si elle souhaite qu'un confrère ou sa famille en reçoive un résumé, vous le partagez avec son accord, protégé par un mot de passe : ce sont ses données, pas les vôtres.

Vous ne prescrivez rien et vous ne soignez rien : vous voyez simplement ce qui a été fait entre deux séances.

5

Ce que vous avez réellement encaissé, virement, espèce et bon cadeau compris

Vous pointez chaque règlement à sa séance, avec sa date et son moyen de paiement, ce qui est précisément ce que réclame le livre de recettes d'un micro-entrepreneur. Vous éditez la facture ou la note d'honoraires quand on vous la demande, et vous voyez d'un coup d'œil le chiffre d'affaires du mois, le nombre de séances et le panier moyen. Utile quand décembre gonfle avec des bons cadeaux encaissés pour des séances de mars, et quand août retombe. Utile aussi pour savoir si votre carte de cinq séances tient la route face à la séance à l'unité, au lieu d'en avoir seulement l'impression.

De quoi remplir votre déclaration URSSAF trimestrielle sans reconstituer trois mois de recettes à la main.

Une journée avec Therapilot

8 h 45, vous ouvrez la cabine, vous montez le chauffage, vous sortez le drap housse et l'huile neutre pour celle qui ne supporte pas l'amande douce. Sur le téléphone posé près de la table, la journée est déjà écrite : réflexologie plantaire 45 minutes à 9 h, californien 90 minutes à 10 h 30, dont une première venue arrivée dimanche soir par votre lien de réservation, que vous avez confirmée depuis le canapé après avoir vérifié que le créneau vous laissait de quoi souffler. 9 h, votre habituée du jeudi : trois lignes relues avant qu'elle entre, épaule droite sensible, pression appuyée, ne pas insister sur les pieds, elle est sous anticoagulant depuis février. 9 h 50, elle repart avec son verre d'eau après le temps de retour ; vous vous lavez les mains, vous changez le linge, et pendant que la pièce s'aère vous dictez ce que vous avez senti sous les doigts, les zones travaillées plus longuement, la gêne au poignet qu'elle a signalée. Vous relisez, vous remplacez un mot par « modelage », vous validez, c'est classé dans son dossier avant que la suivante ait sonné. 10 h 30, le nouveau client : sa fiche existe déjà puisqu'il a réservé en ligne, vous prenez le temps de l'accueil, il vous rend son questionnaire de santé rempli et signé, vous le photographiez, il est dans la fiche, et vous notez la pression qu'il supporte. 12 h 30, un message : le 15 h décale. Vous déplacez le créneau depuis votre téléphone, la place libérée redevient réservable. 13 h 45, vous bloquez le trajet dans l'agenda avant la séance à domicile chez une cliente enceinte de sept mois, table pliante dans le coffre, installation en latéral avec les coussins ; vous dictez votre compte-rendu dans la voiture avant de redémarrer. 18 h 30, dernière séance, une carte de cinq entamée en janvier, troisième consommée, vous le notez dans sa fiche. 19 h, vous pointez les règlements de la journée (deux virements, une espèce, un bon cadeau de Noël consommé aujourd'hui), vous éditez la facture qu'on vous a demandée, vous jetez un œil au chiffre du mois. Les rappels de demain partiront tout seuls ce soir, et la seule chose qu'il vous reste à faire, c'est de laver le linge.

Ce que vous vous demandez sûrement

9 euros par mois, où est le piège ?

Il n'y a ni commission sur vos séances, ni frais par réservation, ni pourcentage sur les nouveaux clients qui passent par votre lien : vos clients restent les vôtres et Therapilot ne s'intercale jamais entre vous et eux. Nous préférons beaucoup de praticiens à un tarif tenable pour quelqu'un qui fait quatre séances par jour, dont certaines en institut avec rétrocession. Sans engagement, résiliable en un clic, et la formule Découverte est gratuite deux mois jusqu'à 5 clients, sans carte bancaire.

Je note tout sur un cahier et ça me convient très bien.

Le cahier tient jusqu'au jour où une cliente revient après un an en vous disant « vous m'aviez fait quelque chose pour la nuque », où vous cherchez son questionnaire de santé signé, ou bien où il est resté sur l'étagère de la cabine pendant que vous êtes en déplacement avec la table pliante. Therapilot ne vous demande pas d'écrire davantage : vous parlez à voix haute pendant que la pièce s'aère, vous relisez, vous validez. Vous photographiez le questionnaire papier, il rejoint la fiche. Et si le logiciel ne vous convient pas, vous exportez l'ensemble et vous repartez avec.

Un rappel par email ne fera pas venir celle qui ne vient pas.

C'est vrai, et nous ne prétendons pas le contraire : Therapilot n'encaisse pas d'acompte à la réservation et le rappel de la veille part par email, pas par SMS. Ce qu'il vous donne, c'est la main sur chaque demande avant qu'elle occupe votre table (vous confirmez, vous refusez, vous décalez) et un historique où vous voyez qui a déjà annulé la veille deux fois. Pour une première venue sur un créneau de 90 minutes, beaucoup de praticiens préfèrent d'ailleurs confirmer eux-mêmes plutôt que d'ouvrir la réservation en grand, et c'est exactement ce que permet le fonctionnement par demande.

Un tarif pensé pour un cabinet, pas pour une clinique

0 € / Découverte

Jusqu'à 5 clients pendant 2 mois, sans carte bancaire, avec les fonctionnalités réelles du produit.

9 € / mois

Clients illimités, tout inclus, sans engagement, résiliable en un clic. Le marché comparable se situe entre 30 et 50 euros par mois.

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Questions fréquentes

Therapilot est-il adapté au massage bien-être, ou pensé pour les professions de santé ?

Il est fait pour les praticiens du bien-être, massage compris. Nous parlons de clients, de séances et de rendez-vous, jamais de dossier médical ni de soin. C'est un outil de gestion de cabinet et d'aide à la rédaction : il ne porte aucun avis sur ce que vous faites de vos mains, et il n'établit rien de médical. C'est vous qui relisez et validez chaque compte-rendu, donc c'est vous qui décidez des mots qui y restent.

J'exerce en cabine louée, en institut le mardi, en entreprise le jeudi et à domicile. Ça suit ?

Oui. Therapilot s'utilise dans le navigateur, sur ordinateur comme sur téléphone, avec une synchronisation en temps réel : vous dictez dans la voiture entre deux domiciles, vous retrouvez tout le soir sur l'ordinateur. Un même agenda porte vos différents lieux d'exercice, et vous bloquez vos trajets comme des rendez-vous pour que personne ne réserve pendant que vous roulez. Les tags que vous créez (« institut », « amma assis en entreprise », « à domicile ») vous permettent de retrouver vos clients par lieu. Une application iPhone est en préparation.

Mes notes et les questionnaires de santé de mes clients sont sensibles. Où sont-ils stockés ?

Sur des serveurs situés dans l'Union européenne, chiffrés en transit et au repos, dans le respect du RGPD. Le questionnaire signé que vous photographiez, les zones à éviter, ce qu'une cliente vous confie sur ses nuits : rien n'est revendu, rien ne sert à entraîner de modèle, y compris la mise en forme automatique de ce que vous dictez. Vous exportez ou supprimez l'ensemble quand vous le décidez, et un client qui vous demande l'effacement de ses données est servi le jour même.

Avec la réservation en ligne, est-ce que je perds la main sur mon planning ?

Non. Seules les plages que vous ouvrez apparaissent, donc vous gardez de quoi changer le drap housse, aérer et vous laver les mains entre deux séances. Chaque demande passe par votre confirmation : si quelqu'un vise 10 h pile derrière un 90 minutes, vous refusez ou vous décalez avant que ce soit inscrit. Une fois confirmée, la séance et la fiche client se créent automatiquement, et un rappel part par email à votre client la veille.

Et si je veux essayer avant de m'engager ?

La formule Découverte est gratuite pendant deux mois, jusqu'à 5 clients, sans carte bancaire, avec le vrai logiciel. Prenez vos trois prochaines séances : posez vos plages, dictez les comptes-rendus, regardez ce qu'il reste à faire le soir. Ensuite c'est 9 euros par mois, sans engagement, résiliable en un clic. Si vous partez, vous récupérez vos dossiers et vos comptes-rendus.

Pour aller plus loin : notre guide Bien choisir son logiciel de gestion de cabinet, sans argument commercial, pour comparer les outils du marché point par point.

Essayez sur vos trois prochaines séances

Créez votre compte, posez vos plages de la semaine (avec le temps qu'il vous faut pour changer le drap housse et aérer), partagez votre lien de réservation, scannez le questionnaire de santé de votre première venue dans sa fiche, et dictez votre compte-rendu pendant que la cabine se remet en ordre. Deux mois gratuits, jusqu'à 5 clients, sans carte bancaire. Ensuite 9 euros par mois, sans engagement, résiliable en un clic.

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