Note d'honoraires : définition, mentions et différence avec la facture

Une note d'honoraires est le document par lequel un professionnel indépendant récapitule la prestation qu'il a réalisée, son montant et les conditions de son règlement. Dans la pratique quotidienne d'un cabinet, elle joue le même rôle qu'une facture : elle prouve qu'une séance a eu lieu et qu'elle a été payée.

Note d'honoraires ou facture : ce qui les sépare vraiment

La différence est d'abord une différence de vocabulaire professionnel. « Facture » est le terme du commerce et de la comptabilité. « Honoraires » est l'usage des professions libérales, où la rémunération porte sur une prestation intellectuelle ou d'accompagnement plutôt que sur la vente d'un bien. Les praticiens du bien-être emploient l'un ou l'autre.

Ce qui compte davantage que l'intitulé, c'est le contenu. Quel que soit le titre que vous donnez au document, il doit permettre d'identifier sans ambiguïté qui a facturé, qui a payé, quoi, quand et combien. Un document intitulé « note d'honoraires » mais incomplet ne vous protège pas mieux qu'une facture bien faite. Pour connaître les règles applicables à votre situation, les fiches du site service-public.fr font référence.

Les mentions à ne pas oublier

Un document de facturation complet porte en général :

• votre identité et l'adresse de votre activité ;
• votre numéro d'identification, en pratique votre SIREN ou SIRET ;
• un numéro unique, suivant une séquence continue et sans trou ;
• la date d'émission, et la date de la prestation si elle diffère ;
• l'identité de la personne ou de la structure qui règle ;
• la désignation de la prestation, sa quantité et son prix unitaire ;
• le montant total dû, et la mention de TVA applicable à votre situation ;
• les conditions de règlement et, le cas échéant, les pénalités de retard.

Sur la mention de TVA, un cas mérite d'être signalé : celui de la franchise en base de TVA, qui impose de faire figurer une mention précise à la place d'un taux. C'est un point à vérifier une fois pour toutes au démarrage, puis à ne plus toucher.

Un mot sur la désignation de la prestation : restez sobre. « Séance d'accompagnement individuel, 60 minutes » suffit et n'expose rien. Le document circule parfois, il peut être vu par un comptable, un conjoint, un service administratif. Il n'a aucune raison de raconter le motif de la venue.

À qui remettre le document, et quand

Entre professionnels, l'émission d'un document de facturation est la règle. Avec un particulier, l'usage varie selon le montant et la demande. La solution la plus simple consiste à remettre un document à chaque client, systématiquement, ce qui supprime la question et la numérotation à trous.

Trois destinataires sont à prévoir : le client lui-même, qui le demande parfois pour ses propres démarches ; une entreprise ou un comité social, quand la prestation a été commandée par une structure ; et vous-même, puisque ces documents constituent la pièce justificative de vos recettes. Le troisième destinataire est celui qu'on oublie, et c'est pourtant celui qui compte le jour d'un contrôle.

Attention à ne rien promettre à la place d'un tiers. Le fait qu'un client obtienne ou non une prise en charge par sa mutuelle ne dépend pas de vous et ne se joue pas sur le document que vous remettez. Le seul engagement raisonnable est de fournir une pièce claire et complète.

Ce que cela change dans l'organisation d'un cabinet

Le plus difficile n'est pas de rédiger le document, c'est de savoir, en fin de mois, quelles séances ont été réglées, lesquelles attendent encore un paiement, et pour lesquelles un client a demandé un justificatif que vous n'avez pas encore envoyé. C'est ce suivi, et non la mise en page, qui coûte des soirées.

Therapilot signale les séances pour lesquelles une facture est demandée et suit ce qui est encaissé. Chaque séance porte son montant et son moyen de paiement, passe par un état « facture demandée » puis « facture envoyée », et le tableau de bord regroupe ce qui reste en attente. La mise en forme du document lui-même reste de votre côté, avec votre modèle et votre numérotation.

Un dernier point d'actualité, utile si vous facturez des entreprises : les règles de facturation évoluent, et notre article sur la facturation électronique pour les thérapeutes fait le point sur le calendrier. Pour un réflexologue qui enchaîne les séances courtes, ou pour toute pratique à volume, la question du suivi des règlements se pose bien avant celle du format du document.