Combien de temps garder les notes de séance d'un client ?

Il n'existe pas de durée unique qui s'imposerait à tous les praticiens du bien-être. La règle est ailleurs : vous fixez vous-même une durée, vous la justifiez par l'usage que vous faites de ces notes, vous l'écrivez noir sur blanc, vous l'annoncez à vos clients, et vous vous y tenez. Autrement dit, la bonne réponse n'est pas un nombre d'années trouvé sur un forum, c'est un raisonnement que vous pouvez expliquer en trois phrases.

Pourquoi personne ne peut vous donner « la » durée

La protection des données ne fonctionne pas par tableau de correspondance entre un métier et un nombre d'années. Elle pose un principe : les données ne se gardent pas indéfiniment, et leur durée de conservation doit correspondre à la finalité pour laquelle elles ont été collectées. Une fois cette finalité éteinte, la donnée doit disparaître ou changer de statut.

Cette souplesse est une bonne nouvelle pour un cabinet individuel, parce qu'elle vous laisse adapter votre durée à votre pratique réelle. Elle a une contrepartie : personne ne décidera à votre place, et l'absence de décision est en soi un défaut. Un dossier qui traîne depuis huit ans « parce qu'on ne sait jamais » n'est pas conservé, il est oublié.

Pour la doctrine de référence et les modèles à jour, la source à consulter reste le site de la Commission nationale de l'informatique et des libertés, cnil.fr. Notre guide plus large sur le RGPD appliqué à un cabinet de thérapeute replace cette question dans l'ensemble de vos obligations.

La question à se poser : à quoi sert encore cette note ?

Prenez une note de séance vieille de quatre ans, chez un client que vous n'avez pas revu depuis. Trois usages possibles la justifient encore.

• Le suivi. La personne peut revenir. Reprendre un accompagnement sans savoir ce qui a déjà été fait, c'est repartir de zéro et lui faire perdre du temps.
• La preuve. En cas de contestation sur ce qui a été convenu, vos notes et vos échanges constituent votre mémoire du dossier.
• L'obligation. Certaines pièces ne relèvent pas de votre choix mais d'obligations comptables ou fiscales propres, qui ne suivent pas le même calendrier que vos notes.

Si aucun de ces trois usages ne tient plus, la note n'a plus de raison d'exister. C'est ce raisonnement, et non une durée empruntée à un confrère, qui doit apparaître dans vos documents.

Distinguer trois piles qui n'ont pas le même sort

On a tendance à traiter le dossier client comme un bloc unique. C'est là que les durées deviennent impossibles à tenir. Séparez plutôt.

Le dossier d'accompagnement

Coordonnées, motif de venue, historique des séances, observations. C'est le cœur, celui pour lequel vous fixez une durée liée au suivi et à la preuve, comptée à partir du dernier contact et non de la première séance. Si vous voulez savoir ce qu'un compte rendu doit contenir pour rester utile plusieurs années plus tard, voyez notre définition du compte rendu de séance.

Les pièces liées au règlement

Montants, moyens de paiement, documents remis. Elles suivent leurs propres obligations, indépendantes de votre pratique. Ne les mélangez pas au dossier d'accompagnement : le jour où vous supprimez le second, vous devez pouvoir garder les premières sans effort.

Les brouillons et les matériaux de travail

Mémos vocaux, notes prises au vol pendant la séance, premiers jets. Ceux-là méritent la durée la plus courte de toutes : quelques jours ou quelques semaines, le temps de produire le compte rendu propre. C'est la pile qu'on oublie le plus facilement, et c'est souvent la plus bavarde.

Écrire la durée quelque part, sinon elle n'existe pas

Une durée qui n'est écrite nulle part ne se distingue pas d'une absence de durée. L'endroit prévu pour cela est votre registre des traitements : un tableau qui liste, pour chaque traitement, la finalité, les données concernées, le lieu de stockage et la durée de conservation. Pour un cabinet individuel, une page suffit.

Écrivez la durée sous une forme opérationnelle, pas sous une forme vague. « X ans après le dernier contact » est une règle applicable. « Le temps nécessaire » n'en est pas une, parce qu'aucun tri ne peut en découler. Notez aussi le point de départ : dernier rendez-vous, dernier échange, ou clôture explicite du suivi. C'est ce détail qui rend l'échéance calculable.

Le dire au client, en une phrase

Vos clients ont le droit de savoir combien de temps vous gardez ce que vous écrivez sur eux. Cela tient en une ligne dans votre note d'information ou dans votre email de confirmation : quelles données vous conservez, pourquoi, pendant combien de temps, et comment demander leur suppression.

Cette phrase a un effet secondaire utile : elle vous oblige à choisir une durée que vous êtes prêt à assumer à voix haute. Une durée qu'on n'ose pas annoncer est généralement une durée trop longue. Les praticiens qui reçoivent des accompagnements longs, comme en psychopratique, ont souvent intérêt à raisonner par cycle d'accompagnement plutôt que par séance isolée.

Le cas du client qui revient tous les deux ans

C'est une situation qui met souvent les durées en échec. Une personne vient pour trois séances, disparaît, revient dix-huit mois plus tard, puis encore deux ans après. Faut-il repartir d'un dossier vierge à chaque fois ?

Non, et c'est justement pourquoi le point de départ doit être le dernier contact et non la première séance. Chaque nouveau rendez-vous relance le compteur, ce qui est cohérent avec la finalité : tant que la relation d'accompagnement est susceptible de reprendre, le dossier garde son utilité. En revanche, si la personne vous annonce qu'elle met un terme au suivi, notez-le : cette date devient votre point de départ, et elle vaut mieux qu'une supposition.

Supprimer proprement le jour venu

Une suppression n'est réelle que si elle atteint toutes les copies. Sur le papier, cela veut dire détruire la fiche, pas la jeter entière à la corbeille. Sur le numérique, la liste des cachettes est souvent plus longue qu'on ne le croit.

1. Le dossier dans votre logiciel de cabinet.
2. Les exports enregistrés sur votre ordinateur ou sur une clé, souvent nommés « sauvegarde » et jamais rouverts.
3. Les pièces jointes et les échanges dans votre boîte mail, y compris dans les messages envoyés.
4. Les mémos vocaux sur votre téléphone.
5. Les fichiers synchronisés sur un service de stockage grand public, y compris dans sa corbeille.

Plus vos données sont éparpillées, moins la suppression est vérifiable. C'est l'argument le plus solide en faveur d'un dossier centralisé : ce que vous ne pouvez pas retrouver, vous ne pouvez pas le supprimer, et vous ne pouvez pas non plus le remettre à un client qui vous le demande.

Une routine annuelle, toujours la même

Fixez-vous un rendez-vous une fois par an, toujours au même moment, pour dérouler la même liste : repérer les dossiers dont la date de dernier contact a dépassé votre durée, vérifier qu'aucune obligation ne s'y oppose, supprimer, et noter dans votre registre que le tri a été fait. Pour un cabinet individuel, c'est en général l'affaire d'une demi-heure, et c'est ce qui transforme une intention en pratique.

Dans Therapilot, les dossiers clients, les séances et les observations sont réunis au même endroit, avec un export réimportable de l'ensemble de vos données et une suppression possible à tout moment. Après la séance, vous dictez vos observations, elles sont mises en forme automatiquement, vous relisez, vous validez, et le compte rendu se range dans le dossier. Vous pouvez créer un compte gratuitement : l'offre Découverte est à 0 euro jusqu'à 5 clients pendant 2 mois, sans carte bancaire, puis 9 euros par mois sans engagement.

Questions fréquentes

Puis-je garder un dossier plus longtemps si mon client est d'accord ?

Un accord ne remplace pas une justification. Si vous prolongez, prolongez pour une raison précise, notez-la dans votre registre et informez la personne concernée. Un dossier gardé au-delà de sa finalité sans motif écrit reste un dossier à supprimer.

Que faire des dossiers d'un client décédé ?

Ne tranchez pas seul. Le droit prévoit des dispositions particulières pour les données des personnes décédées, notamment sur ce que peuvent demander les proches. Avant de supprimer ou de transmettre quoi que ce soit, reportez-vous aux informations publiées par la CNIL sur ce sujet.

Faut-il anonymiser plutôt que supprimer ?

C'est possible si vous souhaitez garder des repères sur votre activité, à condition que le résultat ne permette plus d'identifier la personne, ni directement, ni par recoupement. Une note où figurent la profession, la ville et l'âge n'est pas anonyme.

Mes mémos vocaux comptent-ils comme des notes de séance ?

Oui, ce sont des données personnelles au même titre que le texte, et souvent plus détaillées. Traitez-les comme des matériaux de travail à durée très courte : une fois le compte rendu écrit, l'enregistrement n'a plus de raison d'être conservé.