Changer de logiciel de cabinet sans perdre ses données clients

Ce qui retient un praticien dans un outil qui ne lui convient plus, ce n'est pas toujours le prix. C'est souvent la peur de la reprise : quatre ans de suivis, deux cents fiches, un tableur qui a grossi sans plan, et l'idée d'une soirée entière à recopier des noms. La bonne nouvelle, c'est qu'une bascule bien préparée se joue en deux heures, pas en deux week-ends. La condition est de savoir ce qui se reprend, ce qui ne se reprend pas, et de vérifier après coup au lieu de croire sur parole. Ce guide déroule la méthode, du tableur de départ à la sauvegarde qui vous appartient.

Au sommaire de ce guide

1. La vraie peur n'est pas le prix
2. Faire l'inventaire de ce que vous avez
3. Préparer votre tableur : une ligne par séance
4. Ce qui se reprend, et ce qui ne se reprend pas
5. Dérouler l'import sans se presser
6. Vérifier après coup, en dix minutes
7. Le cas du carnet papier
8. La règle qui rassure : ressortir à tout moment
9. La sauvegarde qui vous appartient
10. Un calendrier de bascule en trois semaines
11. La première chose à faire ce soir

La vraie peur n'est pas le prix

Quand on hésite à quitter un outil qu'on n'aime pas, la question qui bloque porte rarement sur les fonctionnalités. Elle porte sur les données. Elles représentent des années d'écoute, et personne n'accepte de les mettre en jeu pour économiser quelques euros par mois.

Cette prudence est saine, mais elle se retourne contre vous quand elle devient une immobilité. Un outil qui ne suit pas votre activité vous coûte tous les jours en temps perdu, en séances mal notées et en encaissements suivis de tête. Le calcul honnête ne compare pas deux abonnements, il compare deux heures de bascule à deux ans d'agacement.

Le raisonnement vaut aussi dans l'autre sens, et il faut le dire : si vous hésitez entre plusieurs solutions, prenez le temps de lire un comparatif des logiciels pour thérapeutes avec leurs prix et leurs fonctions avant de bouger, et de vérifier ce que recouvre exactement la promesse du logiciel gratuit pour thérapeute. Une bascule bien faite mérite d'être faite une seule fois.

Faire l'inventaire de ce que vous avez

Avant de toucher à quoi que ce soit, listez vos sources. Elles sont presque toujours plus nombreuses que prévu, et c'est ce qui fait rater les reprises improvisées.

• Un tableur de clients, avec leurs coordonnées.
• Un second tableur, ou des onglets, avec les séances et les montants.
• Un agenda en ligne, ou un agenda papier, où vivent les dates.
• Des notes de séance dans un traitement de texte, un carnet, ou une application de notes.
• Une boîte mail où traînent des documents envoyés par des clients.

Notez pour chaque source ce qu'elle contient d'unique. L'objectif n'est pas de tout reprendre : c'est de savoir ce que vous laissez derrière vous en connaissance de cause, plutôt que de le découvrir six mois plus tard.

Profitez-en pour faire un tri. Une reprise est le seul moment de la vie d'un cabinet où l'on regarde vraiment tout. C'est aussi l'occasion de mettre à jour votre registre des traitements, puisque vous êtes en train d'établir, source par source, la liste de ce que vous conservez et pourquoi.

Préparer votre tableur : une ligne par séance

C'est l'étape qui décide de tout le reste, et elle tient en une règle : une ligne par séance, avec les informations du client répétées sur chaque ligne. Cela paraît redondant, c'est au contraire ce qui permet à l'import de reconstituer proprement les fiches et l'historique.

Concrètement, si Marie a eu trois séances, vous aurez trois lignes portant son prénom et son nom, chacune avec sa date, son montant et ses notes. Les fiches sont regroupées à l'arrivée par la combinaison prénom plus nom, et les séances sont rattachées à la suite les unes des autres.

Quelques précautions qui évitent les mauvaises surprises :

• Une seule ligne d'en-tête, en haut, sans ligne vide au-dessus ni titre fusionné.
• Un format de date homogène sur toute la colonne, avec la date seule, sans heure. Pour un fichier CSV, le format français en jour, mois, année est attendu par défaut. Pour un fichier Excel où aucune date ne permet de trancher, l'ordre mois, jour, année peut être retenu à la place : c'est la raison du contrôle de la date piège, plus bas. Une date qu'aucun format connu ne permet de lire vous est signalée ligne par ligne.
• Des montants sans texte : écrivez 60 plutôt que « 60 euros payés ». Une valeur non reconnue est signalée et ignorée, elle ne bloque pas la ligne.
• Des durées en minutes, ou sous la forme 1h30, les deux sont comprises.
• Un prénom et un nom présents : une ligne sans identité ne peut être rattachée à personne et sera écartée.

Faites ce nettoyage dans une copie de votre tableur, jamais dans l'original. Cela coûte trente secondes et vous permet de recommencer sereinement.

Ce qui se reprend, et ce qui ne se reprend pas

Autant le dire franchement : une reprise n'est pas un clonage. Voici la ligne de partage réelle.

Sur les factures, une précision utile pour éviter un malentendu fréquent : Therapilot signale les séances pour lesquelles une facture est demandée et suit ce qui est encaissé. La colonne « Facture demandée » de votre tableur se reprend donc. En revanche, aucune colonne de l'import ne reprend le fait qu'une séance a été réglée : si ce suivi compte pour vous, pointez les séances encore dues après l'import.

Pour les rendez-vous futurs, la méthode la plus sûre reste de les reposer à la main : ils sont peu nombreux, et cela vous force à vérifier que chacun tient toujours. Vous pouvez ensuite relier votre agenda pour que ceux-ci apparaissent au même endroit que le reste, comme le détaille notre guide sur la synchronisation de l'agenda du cabinet avec l'agenda personnel.

Dérouler l'import sans se presser

L'import se fait depuis un écran dédié, en trois temps.

1. Vous déposez le fichier, au format CSV ou Excel.
2. Vous vérifiez la correspondance des colonnes. Chaque en-tête de votre tableur est mis en face d'un champ, et l'appariement est proposé automatiquement à partir des intitulés. Vous corrigez ce qui a mal deviné, et vous mettez sur « Ignorer » ce qui ne doit pas être repris.
3. Vous regardez l'aperçu, qui annonce le nombre de clients détectés et le nombre de séances, puis vous lancez l'import.

Ce chiffre d'aperçu est votre meilleur garde-fou. Si vous savez que vous suivez environ cent vingt personnes et que l'aperçu en annonce trois cents, c'est qu'une colonne d'identité est mal appariée, ou que des variantes d'orthographe fabriquent des doublons. Corrigez avant de lancer, pas après.

Une remarque sur le rythme : commencez par importer un extrait de dix lignes. Vous verrez le résultat réel en deux minutes, vous ajusterez, puis vous passerez au fichier complet en confiance. C'est infiniment plus rapide que de défaire un import complet mal réglé.

Si vous repartez d'un export Therapilot, par exemple pour reprendre une sauvegarde, les feuilles Profil et Paramètres d'un fichier Excel sont détectées en plus des données. Mais ne lancez pas l'import sans contrôler la correspondance des colonnes, car trois propositions sont à corriger à la main :

• « Notes générales » doit aller vers « Notes générales (client) », et non vers « Résumé de séance ».
• « Résumé » doit aller vers « Résumé de séance », au lieu de rester sur « Ignorer ».
• « Statut client » se met sur « Ignorer » : cette colonne n'a pas d'équivalent à l'import.

Sans ces corrections, les notes générales de chaque client seraient recopiées dans toutes ses séances, et les notes de séance seraient perdues. Vérifiez aussi la colonne « Date » : l'export y écrit la date suivie de l'heure, un format que l'import ne sait pas lire. Dans une copie du fichier, gardez la date seule, puis contrôlez les avertissements à la fin de l'import.

Vérifier après coup, en dix minutes

Un import qui se termine sans message n'est pas une preuve. Prenez dix minutes pour ces cinq contrôles.

1. Lisez les avertissements. À la fin de l'import, la liste des lignes problématiques s'affiche avec le numéro de ligne, le champ concerné et la valeur en cause : date non reconnue, montant illisible, identité manquante. Ce sont vos seules vraies corrections à faire.
2. Comptez. Comparez le nombre de fiches créées à ce que vous attendiez.
3. Ouvrez trois dossiers au hasard, dont un client ancien et un client récent, et vérifiez que l'historique des séances est complet et dans le bon ordre.
4. Vérifiez une date piège. Cherchez une séance qui a eu lieu un jour dont le numéro est inférieur à 13, par exemple un 5 mars : c'est là que les inversions entre jour et mois se voient.
5. Vérifiez un montant et une durée sur une séance dont vous vous souvenez.

Tant que ces contrôles ne sont pas passés, gardez votre ancien outil accessible. Ne le résiliez pas le jour de l'import : laissez-le vivre trois ou quatre semaines, le temps d'être certain.

Le cas du carnet papier

Si tout est sur papier, la reprise intégrale n'a pas de sens : recopier six ans de carnet vous prendra des soirées et ne vous servira presque jamais. La méthode qui marche est la reprise progressive.

Créez d'abord la fiche de chaque client actif, avec ses coordonnées et deux lignes de synthèse : la problématique et où vous en êtes. C'est rapide, et cela suffit à travailler dès la semaine suivante. Ensuite, à chaque nouvelle séance, saisissez la séance du jour dans l'outil, et ajoutez au passage la synthèse de l'accompagnement dans les notes générales du client. En deux mois, vos clients actifs sont tous repris, sans jamais y consacrer une soirée entière.

Le carnet, lui, se conserve le temps que vous avez fixé, dans un meuble fermé, puis se détruit proprement. C'est un point que le RGPD appliqué aux données de vos clients traite en détail, et qui vaut pour le papier comme pour le numérique.

La règle qui rassure : ressortir à tout moment

Voici le vrai critère de choix, celui qui devrait figurer en tête de votre grille avant même le prix : est-ce que je peux repartir avec mes données, quand je veux, sans rien demander à personne ?

Un export utile a deux qualités. Il est lisible, avec une colonne par information et une ligne par séance, que n'importe quel tableur sait ouvrir. Et il est réimportable, c'est-à-dire que le fichier qui sort peut être remis à l'entrée d'un outil d'import. Posez aussi une troisième question, la plus souvent oubliée : qu'est-ce qui n'y figure pas ?

Chez Therapilot, l'export se fait en CSV, un fichier unique regroupant clients et séances, ou en Excel avec des feuilles séparées pour les données, le profil et les réglages. Voici ce qu'il contient réellement :

• Les clients : coordonnées, tranche d'âge, problématique, objectifs, notes générales, source de recommandation et statut.
• Les séances : date, notes de séance telles que vous les avez saisies, commentaires, retour du client, montant, mode de paiement, durée, thèmes, techniques, émotions, progression et facture demandée.
• Dans le fichier Excel, en plus : votre profil et vos listes de réglages.

Et voici ce qui n'y figure pas aujourd'hui : les comptes rendus mis en forme et validés, le statut « encaissé » des séances, et les exercices confiés à vos clients. Si vous comptez partir, gardez ces éléments à part avant de fermer votre compte. Le fichier est conçu pour être relu par l'outil d'import, avec les vérifications décrites plus haut.

Ce critère n'est pas une lubie de spécialiste, c'est la condition pratique pour honorer une demande de suppression ou de communication de données. Il vaut pour tous les métiers, du cabinet de kinésiologie au cabinet d'accompagnement le plus modeste.

La sauvegarde qui vous appartient

Un export manuel a un défaut : on le fait une fois, le jour où l'on y pense, puis plus jamais. La sauvegarde automatique règle ce travers en vous envoyant une copie de vos données par email, à la fréquence que vous choisissez, en CSV ou en Excel, avec les clients, les séances, le profil et les réglages selon ce que vous cochez. Son contenu est celui de l'export, avec les mêmes absences : les comptes rendus mis en forme n'y sont pas.

Une bonne cadence pour un cabinet individuel est une copie tous les sept jours. Vous pouvez aussi en demander une immédiatement, par exemple juste après un gros import, pour disposer d'un point de retour daté.

Trois réflexes complètent le dispositif :

• Rangez ces copies ailleurs que dans votre boîte mail. Un dossier dédié sur votre ordinateur, sauvegardé lui-même, vaut mieux qu'un fil d'emails.
• Ouvrez-en une, une fois. Une sauvegarde jamais ouverte est une sauvegarde jamais vérifiée.
• Protégez l'ordinateur qui les héberge, puisque ces fichiers contiennent des informations sensibles sur vos clients.

Un calendrier de bascule en trois semaines

Ne basculez pas un lundi matin entre deux clients. Étalez, c'est plus simple et beaucoup moins stressant.

• Semaine 1. Inventaire des sources, nettoyage d'une copie de votre tableur, import d'essai sur dix lignes.
• Semaine 2. Import complet, contrôles de vérification, reprise à la main des rendez-vous à venir, liaison de l'agenda. Vous travaillez dans le nouvel outil, l'ancien reste ouvert en consultation.
• Semaine 3. Sauvegarde automatique activée, export mis de côté, comptes rendus mis en forme conservés à part si vous en avez besoin, puis seulement, résiliation de l'ancien abonnement et suppression du compte.

Cette dernière étape mérite d'être faite pour de bon. Un ancien outil laissé actif continue d'héberger les données de vos clients, sans que personne ne le surveille.

La première chose à faire ce soir

Une seule action, et elle prend dix minutes : ouvrez votre outil actuel et demandez un export de toutes vos données. Regardez le fichier obtenu. S'il contient vos clients, vos séances, vos dates et vos montants dans des colonnes lisibles, votre bascule est déjà à moitié faite. Notez ce qui manque, comptes rendus compris. S'il est vide, incomplet ou impossible à obtenir, vous venez d'apprendre quelque chose d'important sur l'outil que vous utilisez.

Chez Therapilot, l'import d'un fichier CSV ou Excel, l'export réimportable et la sauvegarde automatique par email sont dans l'abonnement, sans option ni frais de mise en service, et vos données sont hébergées dans l'Union européenne. Therapilot fonctionne dans le navigateur, sur ordinateur comme sur téléphone. Vous pouvez essayer Therapilot gratuitement : l'offre Découverte est à 0 euro jusqu'à 5 clients pendant 2 mois, sans carte bancaire, puis 9 euros par mois sans engagement.